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Helferkoordination auf der ChisaiiCon Animexx, Convention, Helfer

Autor: resigned
Die ChisaiiCon ist nicht mal mehr zwei Monate entfernt und da wollte ich euch ein paar Einblicke in meine Arbeit geben.

Was heißt es, vor der Con die Helfer zu werben und auf der Con zu koordinieren?

Zuerst teilt mir jeder Bereich teilt mit wie viele Helfer er benötigt.
Kasse, Infoservice, Waffencheck, Getränkeausgabe, Bring and Buy, Technik, Sicherheit und Springer gilt es nun zu besetzen.

Wir sind natürlich eine Convention von Fans für Fans und nur weil man an der Kasse oder beim Bring and Buy arbeitet braucht man keine kaufmännische Ausbildung. Trotzdem ist es hilfreich, wenn man gut mit Zahlen umgehen kann und Spaß dran hat Sachen zu verkaufen.
Bei der Technik ist es wieder etwas anders, dort sollte nur mitarbeiten, wer auch wirklich Erfahrung damit hat.
Die Sicherheit nimmt bei uns, wie auf den meisten Conventions, einen Sonderplatz ein. Hier ist die Auswahl etwas strenger, der "Sicherheitschef" muß sich auf seine Leute verlassen können.
Sehr wichtig ist auch die Position der Springer, denn diese müssen alle Aufgaben, die auf der Convention so anfallen, erfüllen können.

Die Helfer, die sich bei mir melden, werden also möglichst gerecht auf die einzelnen Bereiche verteilt. So daß beide Seiten, die Bereichsleitung und die Helfer, zufrieden mit der Einteilung sind und ihre Aufgaben mit Freude erledigen!
Außerdem möchte man den Helfern auch etwas bieten können! Wir haben leider nicht das Budget, um unseren Helfern die übernachtung zu spendieren, aber natürlich bekommen sie freien Eintritt auf der Convention und werden mit Essen und Trinken versorgt. Den Helfern, die von weiter Weg kommen, sind wir auch gerne behilflich, eine Unterkunft bei den Helfern vor Ort zu finden - was für mich heißt, daß wir eine Art "Mitschlafzentrale" aufmachen und unterhalten, wo man Schlafplatzgesuche und Schlafplatzangebote veröffentlichen kann.
Bürokratisches gibt es natürlich auch zu beachten, jeder, der schon einmal irgendwo bei einer größeren Veranstaltung geholfen hat, kennt es: Man braucht Daten, wie man den Helfer erreichen kann, wer im Notfall unterrichtet werden muß. Ganz simpel, wo derjenige denn arbeiten möchte und wo nicht - und es gibt auch die Helferregeln, eine Selbstverpflichtung, seine Arbeit gut und zuverlässig zu erledigen. All das muß schon vor dem ersten Helfer fertig sein und (beispielsweise, so bei uns) auf der Website zum herunterladen bereit stehen.
Wenn alles gut läuft gibt es auf der Convention dann für den Helferkoordinator nicht mehr viel zu tun.

Da es hinter den Vorhängen einer Convention jedoch meistens nach der Chaostheorie zugeht, gilt es dann kurzfristige Ausfälle auszugleichen. Wenn es an etwas fehlt muß nachbesorgt werden, die Schichtpläne abgenommen und vielleicht noch in letzter Sekunde geändert werden - da nimmt es kein Wunder, wenn der Helferkoordinator einen ebenso gestreßten Eindruck hinterlässt wie alle Organisatoren ^_^
Kurzum, keine leichte Aufgabe, aber wenn man gerne mit den verschiedensten Menschen zu tun hat und etwas organisatorisches Talent mitbringt eine schöne Herausforderung!

Wer nun Lust und Laune bekommen hat bei der Chisaii Con mitzuwirken, darf mir gerne eine ENS schreiben - oder sich gleich, wie auf unserer Website beschrieben, bewerben.